Registrierkassenpflicht, DSGVO, digitaler Wandel: So sind Sie zukunftssicher

Das Hotel am Land, die verträumte Pension am Sonnenhang, sowie das Appartement im verschneiten Skiurlaubsort – sie alle haben etwas gemeinsam: Die Veränderungen der letzten Jahre haben zu einem großen Wandel und zu größer werdenden Ansprüchen in der Tourismusbranche geführt. Das stellt Vermieter vor neue Herausforderungen, wie etwa gesetzeskonforme Aufzeichnungen, Datenschutz und Anpassungen an die Digitalisierung, die alltäglich bewältigt werden. Das kann mitunter zu weiteren Schwierigkeiten führen, vor allem wenn das nötige Personal und Knowhow fehlt.

Elektronische Kassenführung wird umfangreicher

Ein spannendes Beispiel dafür zeigt sich in der neuen Kassenführung, die in der Kassensicherungsverordnung geregelt wird: Bis spätestens 2023 gilt für bestehende elektronische Kassensysteme eine Übergangsfrist hin zu Registrierkassen. Nach dieser Frist müssen die Kassendaten jederzeit zu lesen und abzurufen sein. Hinzu kommt eine Aufbewahrungspflicht aller Belege von insgesamt 10 Jahren. Aber auch Geschäftsvorfälle, die sämtliche Transaktionen beinhalten, müssen gemäß der Einzelaufzeichnungspflicht erfolgen.

Registrierkasse

Obendrein wird die Erfüllung der „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD, eingeführt. Eine Pflicht zum Umstieg von offenen Ladenkassen auf elektronische oder digitale Kassen besteht jedoch weiterhin nicht, wird aber aufgrund der einfacheren papierlosen Verwaltung empfohlen. Das kann aber je nach Auslastung und vorhandenen Kapazitäten schnell unübersichtlich werden, vor allem wenn tägliche Kassenbericht und Kassenzählprotokolle erstellt werden.

DSGVO-konforme Vermietung sorgt für höheren Verwaltungsaufwand

Die EU-Verordnung zum Datenschutz, die mit 2018 eingeführt wurde, bereitet so manchem Vermieter große Sorgen. Einerseits müssen die Informationspflichten und Betroffenenrechte mithilfe eines vollständigen Maßnahmenkatalogs von einer spezialisierten Rechtsberatung erarbeitet werden, andererseits bestehen bereits im Vorfeld bei der Verarbeitung gewisse Anforderungen, die für eine konforme Nutzung der Daten eingehalten werden müssen. Dabei muss der gesamte Betrieb, dessen Systeme und Abläufe der DSGVO entsprechen.

Zusätzlich gehört ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten etwa zu den weiteren Pflichten der Datenschutzverordnung. Eine Übersicht aller einzuhaltenden Punkte, sowie weiterführende Links dazu finden sich auf dem Blog von easybooking, die mit ihrer hauseigenen Software-Komplettlösung JULIA neben der Kassensicherungsverordnung auch diesen Bereich für Vermieter abdecken.

Wettkampf um Buchungen setzt sich online verstärkt fort

Früher genügte es oft den eigenen Betrieb mittels Zeitungsinseraten oder bei Reisebüros zu bewerben – in heutigen Zeiten gibt es dafür mittlerweile fast unzählige Möglichkeiten: Angefangen von sozialen Medien wie Facebook und Twitter, bis hin zu verschiedenen Schnittstellen für Webplattformen, die sogar direkt Buchungen für die angebotenen Unterkünfte zur Verfügung stellen. Aufgrund der wachsenden Zahl an Anbietern kann dadurch ein gewisses Chaos für Vermieter entstehen, da mit steigender Nutzung irgendwann ebenfalls die Übersicht verloren geht.

Auch hier bietet die Software-Komplettlösung JULIA von easybooking verschiedene Möglichkeiten, um die Verwaltung weiterhin einfach zu halten. Unter anderem ist eine automatische Gästekommunikation in bis zu sieben Sprachen möglich – Buchbarkeit und Zimmerpläne sind jederzeit in Echtzeit verfügbar. Mit dem integrierten Channel-Management können sogar Doppelbuchungen vermieden werden, sowie die Profile der einzelnen Plattformen komfortabel bei Bedarf aktualisiert werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch finanzielle Mittel, die sonst in zusätzliche Werbung und Marketing fließen würden. Ein Einstieg ist bereits ab ca. 25€ im Monat möglich und richtet sich anhand der verfügbaren Einheiten Ihrer Einrichtung.

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