PDF online signieren per Yousign eSignature-Lösung!

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Im analogen Zeitalter war alles ganz einfach – Papiere wurden ausgedruckt und einfach handschriftlich unterschrieben. Die Schriftform auf Papier galt als einzige verbindliche Form für den rechtssicheren Austausch von Dokumenten. „Was Du Schwarz auf Weiß besitzt, kannst Du getrost nach Hause tragen!“ war ein geflügeltes Wort für den Austausch von Verträgen und anderen verbindlichen Absprachen. Im digitalen Zeitalter gibt es zahlreiche Formate für den Informationsaustausch, jedoch hat sich das PDF-Format als gängiger Standard für einen schnellen und einfachen Dokumentenaustausch etabliert.

Dokumente im PDF-Standard bieten einige Vorteile gegenüber anderen digitalen Dokumentenarten:

  • Die Formatierung des Dokuments bleibt beim Austausch stets erhalten. Egal, wo und wie auf das PDF-Dokument zugegriffen wird – Schriftarten, Bilder und Layout entsprechen stets dem Original.
  • Da PDFs mit Sicherheitsebenen für elektronische Signaturen kompatibel sind, können sie elektronisch unterschrieben werden. Die elektronische Unterschrift in der PDF lässt sich nachverfolgen, so dass Dokumente dieses Formats rechtsverbindlich sind.

Doch wie kann man eine Datei unterschreiben? Es gibt diverse Möglichkeiten, wie man eine PDF signieren kann. Im Folgenden geben wir ein paar grundlegende Informationen zu den Themen Datenaustausch per PDF und elektronische Signatur.

Business Dokumente signieren
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Was ist eine digitale Signatur?

Digitale Signaturen sind die Unterschriften des digitalen Zeitalters und eine realistische Alternative zur handschriftlichen Signatur. Dabei handelt es sich um ein Symbol bzw. in einem digitalen Format vorliegende Daten, die einem elektronischen Dokument hinzugefügt werden und von einer Person mit der Unterzeichnungsabsicht genutzt bzw. akzeptiert werden. Häufig ist die elektronische Signatur ein Bild der physischen Unterschrift des Unterzeichners.

Mit der digitalen Signatur eines Dokumentes wird sowohl dessen Autor authentifiziert als auch der Inhalt des Dokumentes im Moment der Signierung garantiert. Dies ist möglich, da die beiden Komponenten digitales Zertifikat und Datei durch einen kryptografischen Prozess miteinander verbunden werden.

Ein mit der digitalen Signatur unterschriebenes Dokument kann nicht geändert werden. Auch kann eine solche Signatur nicht ablaufen, solange sie nicht mit einer Änderung verletzt wird. In diesem Falle wird die Signatur ungültig.

Elektronische Unterschriften in PDF vereinfachen nicht nur den Signaturvorgang und ermöglichen so schnellere Abschlüsse, sondern sind ein sinnvoller Schritt in Richtung papierloses Büro.

Welche Arten von Signaturen gibt es?

Wir kennen zwei Arten von digitalen Signaturen für Dokumente – sichtbare Signaturen und nicht-sichtbare.

Sichtbare Signatur – Genehmigungssignatur

Eine sichtbare Signatur, auch als Genehmigungssignatur bekannt, wird, ähnlich wie eine handschriftliche Signatur, als Signaturlinie dargestellt. Sie kann für die gleichen Zwecke verwendet werden (z.B. Verträge, Rechnungen oder Arbeitszeitnachweise). Sichtbare Signaturen können vom Nutzer selbst angepasst werden und z.B. ein Bild der handschriftlichen Unterschrift oder ein Unternehmenssiegel oder -stempel darstellen. Auf Wunsch können mehrere Signaturen pro Dokument hinzugefügt werden.

Nicht sichtbare Signatur – Zertifizierungssignatur

Eine Zertifizierungssignatur oder nicht sichtbare Signatur ist im Dokument selbst nicht erkennbar. In der Regel wird das Zertifikat in der genutzten Software selbst angezeigt (z.B. als blaue Box am Anfang des Dokuments oder in der Statuszeile in Microsoft Office). Genutzt werden Zertifizierungssignaturen, um ein Dokument vor späteren Änderungen zu schützen und den Ursprung nachzuweisen.

Wie kann man eine PDF rechtssicher signieren?

Natürlich lässt sich eine PDF-Datei downloaden, ausdrucken, unterschreiben und nach dem erneuten Einscannen wieder an den Partner senden. Schneller und mindestens genauso sicher geht es mit der elektronischen Signatur. Spezialisierte Anbieter für eSignatur-Lösungen, wie Yousign, bieten die Möglichkeit, schnell und einfach online digitale Unterschriften zu erstellen und damit PDF-Dokumente und Formulare online rechtskräftig zu signieren. Yousign erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und ist nach dieser Verordnung zertifiziert.

Die Signierung von Yousign kann sowohl online als auch per eSignature-App geschehen. Es lassen sich Abläufe festlegen, Nutzer anlegen und signierte Dokumente archivieren. Außerdem steht eine API zur Verfügung, über die sich die Signatur-Lösung in eigene Anwendungen integrieren lässt. Auf diese Art lässt sich der Workflow im Unternehmen optimieren und Rechtssicherheit in den Dokumentenaustausch bringen.

Der Anbieter stellt für unterschiedliche Ansprüche verschiedene Abo-Pakete seiner eSignatur-Lösungen bereit, die sich im Preis und Leistungsumfang unterscheiden. Die Palette reicht von der einfachen Team-Version über die Business-Lösung bis hin zur Corporate-Version für höchste Ansprüche an Leistungsumfang und Verfügbarkeit.

Wer Yousign unverbindlich testen möchte, kann sich für eine kostenlose Demo-Session unter fachkundiger Anleitung durch das Team von Yousign anmelden.

Bildquelle: Pixabay.com

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