DMS – das perfekte Werkzeug für das papierlose Büro!

Veröffentlicht von

Ob Privatperson, Freelancer, Startup oder etabliertes Unternehmen – jeder hat täglich mit einer Menge Post und Papier zu tun. Behördenbriefe, Rechnungen, Statistiken, Angebote, von der Flut an Werbung, die uns in Papierform erreicht, ganz zu schweigen. Der Ruf nach weniger Papier wird daher immer lauter, zumal auch das Bewusstsein für die Umwelt steigt und Ressourcenverschwendung zunehmend geächtet wird. Zwar hat heute schon jedes vierte Unternehmen zumindest die aktuellsten Dokumente digitalisiert, doch gibt es im Bereich Verarbeitung digitalisierter Dokumente noch extremen Nachholbedarf.

Das papierlose Büro ist keine Vision

Das komplett papierlose Büro wird es zwar nicht geben, denn einige Dokumente werden immer in Papierform vorliegen müssen, doch zumindest ein papierminimiertes Büro sollte das Ziel sein. Um dieses Ziel zu erreichen, sind zunehmend moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für die Verwaltung von digitalen Dokumenten gefragt. Mit einem DMS lassen sich unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse rund um Dokumente unterschiedlichsten Formats unterstützen und vereinfachen, um den größten Teil der riesigen Papierberge und überfüllten Regale mit Akten und Ordnern bald endgültig aus dem Alltag zu verbannen.

Welche Vorteile bringt es und wie lässt sich dieses auch tatsächlich umsetzen? Welche Voraussetzungen und Werkzeuge sind für das papierlose Büro erforderlich?

papierloses Büro
Das papierlose Büro

Vorteile und Nachteile des papierlosen Büros

Die Vorteile eines papierlosen Büros liegen auf der Hand. Natürlich stehen die Themen Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ganz oben auf dieser Liste. In Unternehmen spielen aber vor allem auch produktive Faktoren eine maßgebliche Rolle:

  • Zeitersparnis
    schnelleres und damit produktiveres Arbeiten, dank digitaler Suche lassen sich Dokumente automatisch durchsuchen
  • Kostensenkung
    geringere Druck- und Materialkosten
  • Platzersparnis
    umfangreiches Aktenarchiv wird überflüssig
  • Mobilität
    Dokumente sind von überall her erreichbar
  • Collaboratives Arbeiten
    Mitarbeiter können jederzeit gemeinsam auf Dokumente zugreifen
  • Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
    durch höhere Produktivität ergeben sich klare Wettbewerbsvorteile

Natürlich geht es auch hier nicht ohne Nachteile. Die Einführung eines papierlosen Büros ist zunächst mit einigem Aufwand verbunden, schließlich müssen alle vorhandenen Dokumente zunächst digitalisiert werden. Je größer das Unternehmen, desto mehr Dokumente fallen dabei an. Aufgrund von Archivierungsregeln durch den Gesetzgeber sind mit der Zeit auch zahllose ältere Dokumente elektronisch zu erfassen. Je nach Komplexität und Größe kann dies Monate beanspruchen. Das Unternehmen papierloses Büro will daher gut geplant sein.

Dokumentenmanagement-Systeme: die Basis für papierloses Büro

Um Dokumente digital zu verwalten, muss natürlich auch die technische Basis stimmen. Im privaten Bereich lässt sich ein papierloses Büro oft bereits mit relativ geringem Aufwand umsetzen. Ein Dokumentenscanner, OCR-Software und entsprechender Speicher mit Cloudanbindung sind meist schon ausreichend. Digitale Tools wie Evernote sind hierbei hilfreich. Selbst Freelancer können mit der genannten Grundausrüstung, Evernote & Co sowie einem Online-Rechnungsprogramm bereits ein weitgehend papierloses Büro umsetzen.

Für größere Unternehmen ist ein anderer Ansatz notwendig. Sämtliche Dokumente müssen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Dafür stehen professionelle Dokumentenscanner moderne Dokumentenmanagement-Systeme zur Verfügung. In einem DMS lassen sich Dokumente blitzschnell automatisch ablegen und finden. Dieses ist in der Lage, Dokumente jeder Art mit einzubeziehen. Dazu gehören gescannte Dokumente ebenso wie solche aus Aktenordnern, Fileservern, E-Mail-Postfächern, Notiz-Apps und vielem mehr. Je nach Version können Dokumente per Drag & Drop ins DMS verschoben werden, wobei sogar die Erfassung und Verschlagwortung automatisch erfolgen können.

Konsequenz ist entscheidend

Wer sich für ein papierloses Büro entscheidet, ist zu absoluter Disziplin verpflichtet und sollte konsequent daran arbeiten, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter einen entsprechenden Workflow einhalten. Alle Prozessabläufe im Unternehmen sollten analysiert und entsprechend dem Ziel papierlose Dokumentenverarbeitung optimiert werden. Empfehlenswert ist auch das elektronische Handling von Notizen. Zudem sollten die externe und interne Kommunikation des Unternehmens neu überdacht und beispielsweise auch komplett auf digitale Lieferscheine und Rechnungen umgestellt werden. Vielfach bietet sich hier bereits die Nutzung von Electronic Data Interchange (EDI) an. Mit EDI, dem elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch lassen sich sämtliche Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen sogar ohne manuelle Eingriffe austauschen. Dank Anbietern von cloudbasierten EDI-Lösungen, ist dies sogar für kleine Unternehmen kostengünstig möglich.

Fazit: Die Vorteile von DMS sind unverkennbar. Die Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten aller Art kann zeit- und kostensparend erfolgen. Die Fehlerquote und Datenverluste werden auf ein Minimum reduziert und nicht zuletzt werden Ressourcen geschont und ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet. Dokumentenmanagement-Systeme sind das ideale Werkzeug auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Bildquelle: Pixabay.com

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.