Tipps zur Organisation von Startup Eröffnungsevents!

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Ob ein Startup erfolgreich ist, hängt auch davon ab, wie sich das Unternehmen nach außen bei Partnern, Investoren und potenziellen Kunden präsentieren kann. Startup-Eröffnungsevents sind hier bestens geeignet, um für die notwendige Aufmerksamkeit zu sorgen. Eine gelungene Einweihungsfeier kann auch den Grundstein dafür legen, sich als Team besser kennenzulernen und die Mitarbeiter zu motivieren.

Natürlich soll die Party bei allen Gästen – ob potenzielle Kunden, Journalisten, Geschäftspartner oder Mitarbeiter – einen perfekten Eindruck hinterlassen. Bei allem Stress in der Startphase ist daher eine professionelle Organisation essenziell. Welche Schritte es bei der Eventplanung zu bedenken gibt, zeigt dieser Beitrag.

Die grobe Eventplanung bildet das Gerüst

Die erste Planungsphase sollte so früh, wie möglich – bestenfalls bereits 4 bis 6 Monate vor dem Event – starten. Hier gilt es zunächst, das Ziel des Events festzulegen und die Zielgruppe zu definieren. Soll sich das Event an Investoren und Partner, an Journalisten oder an potenzielle Kunden richten oder soll nur eine bestimmte Gruppe angesprochen werden? Aus dieser Zielgruppen-Definition lässt sich ungefähr absehen, was man den Gästen präsentieren kann und wie viele Teilnehmer erwartet werden. Diese Ergebnisse fließen direkt in die Budgetrechnung ein.

Startup Event
Startup Event Dekoration

Termin und Eventlocation finden

Im zweiten Schritt der Planung geht es darum, einen passenden Termin für das Event zu finden. Bei einem Eröffnungs-Event ist dieser Termin in der Regel eigentlich schon vorgegeben, doch ist hier auch Fingerspitzengefühl gefragt. Der Termin sollte möglichst so gewählt werden, dass möglichst viele der geplanten Gäste auch teilnehmen können.

Steht der Termin fest, muss die passende Location gefunden werden. Abhängig von der Jahreszeit kann das Event drinnen oder draußen stattfinden. Je nach Teilnehmerzahl, Budget und grober Planung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben Indoor- oder Outdoor- Eventlocations kommen gastronomischen Einrichtungen in der Region oder auch das Firmengelände infrage.

Die eigentliche Planungsphase

Wenn der Veranstaltungsort feststeht, kann es an die eigentliche Eventplanung gehen. Neben der Organisation des Rahmenprogramms für das Event sind nun Fragen der Raumausstattung und -gestaltung sowie der Bewirtung zu klären. Findet die Veranstaltung in einem Restaurant, Hotel oder einer Eventlocation statt, kann dies normalerweise mit den Betreibern geklärt werden. Häufig bieten engagierte Betreiber komplette Rundum-sorglos-Pakete mit Getränkeversorgung, Catering, Dekoration, Equipment und DJ.

Findet das Event auf dem eigenen Firmengelände statt, muss man sich selbst kümmern. Hier steht eine ganze Reihe weiterer Herausforderungen an. Um das Event einzigartig zu machen, sind Kreativität und gute Ideen gefragt.

Klar, dass die Organisation des Rahmen- und des Unterhaltungsprogramms in Eigenregie erfolgt. Zudem gilt es das Catering selbst zu organisieren. Passend zum Format Startup-Events haben sich Kooperationen mit Food-Startups und Street Food Anbietern in vielerlei Hinsicht bestens bewährt. Einerseits können Veranstalter ihren Gästen etwas Besonderes bieten und diese mit innovativen Produkten und authentischen, internationalen Food-Spezialitäten erfreuen. Andererseits haben junge Gründer, die sich mit innovativen Ideen und Food-Konzepten etablieren wollen, eine Möglichkeit, sich vor einem aufgeschlossenen Publikum zu präsentieren.

Ein weiterer Schwerpunkt bei der Eventplanung liegt auf der Dekoration und der Raumgestaltung. Dazu müssen das notwendige Mobiliar und die erforderlichen Requisiten rechtzeitig bestellt und geliefert werden. Von der Veranstaltungstechnik bis zur Beleuchtung, der Musik und dem passenden Mobiliar müssen alle wichtigen Elemente organisiert werden. Neben Tischen, Stühlen, Geschirr und Raumdekoration gehört auch die Tischwäsche dazu. Damit sich die Gäste wirklich wohlfühlen, sollte dem Thema durchaus ein wenig Aufmerksamkeit gewidmet werden. Häufig hat Mietmobiliar zahlreiche Gebrauchsspuren. Mit Tisch-, Stuhl- sowie Bier- und Stehtischhussen lassen sich daraus im Nu absolute Hingucker zaubern.

Spezialisierte Partner wie Hotelwäsche24 bieten neben edler und hochwertiger Hotelwäsche ein breites Sortiment an Tischwäsche und Hussen für festliche Ausstattungen. Auf Wunsch kann man hier sogar Tischwäsche mit eingesticktem Firmenlogo online bestellen, die zusätzlich auf den Gastgeber hinweisen.

Zwei Monate vor dem Event: die Planung steht fest

Nun ist es Zeit, letzte Details zu klären und den genauen Ablaufplan des Events festzulegen. Darüber hinaus gilt es, sich um das notwendige Servicepersonal, um eventuell erforderliche Security zu kümmern und die Einladungskarten in Auftrag, bzw. in den Versand zu geben. Sollten Rückmeldungen erwartet werden, gilt es diese auszuwerten und auf deren Basis – falls erforderlich – die Sitzordnung festzulegen. Schließlich gilt es nun, die Präsentation und Moderation zu planen.

Kurz vor dem Event: Was noch zu tun bleibt

Die heiße Phase in der Eventplanung beginnt spätestens zwei Wochen vor dem großen Tag. Anhand der Zusagen ist die Sitzordnung zu präzisieren. Damit nichts schiefläuft, müssen alle Beteiligten nun noch einmal detailliert über den Ablauf und das Rahmenprogramm informiert und die einzelnen Gewerke aufeinander abgestimmt werden.

So umfassend vorbereitet, sollte einem gelungenen Startup Eröffnungsevent nichts mehr im Weg stehen und bei Kunden, Partnern und Investoren einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Bildquelle: Pixabay.com

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