So funktioniert E-Sourcing heute!

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Unter E-Sourcing (Electronic-Sourcing) versteht man einen internetbasierten Einkaufsprozess. der die effiziente Lieferantenauswahl für alle im Unternehmen zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen unterstützt. Durch E-Sourcing unterstützt ein Unternehmen seine Strategie der Beschaffung, wodurch die Effektivität des Einkaufs wesentlich verbessert wird.

Was ist E-Sourcing?

Unter E-Sourcing versteht man den strategischen Ansatz, um unternehmensweite Bedarfe zu spezifizieren, intern nach Lieferanten zu recherchieren, geeignete Lieferanten vorab zu qualifizieren sowie Bedarfe auszuschreiben und anzufragen. Einkäufer können auf zentrale Datenbanken zugreifen und damit den Beschaffungsprozess optimieren.

Im Zuge des Prozesses werden sowohl von potenziellen als auch bestehenden Lieferanten Preise und Informationen eingeholt. Die Verhandlungen werden in Form der sogenannten E-Auctions auf elektronischem Wege geführt. Darüber hinaus kann eine automatisierte Bewertung der Angebote erfolgen, elektronische Auktionen durchgeführt und die passenden Lieferanten so effizient ausgewählt werden.
Doch damit nicht genug: Durch das E-Sourcing wird es ebenfalls möglich, Rahmenverträge und Bestellungen vorzubereiten und zu vergeben sowie die Zusammenarbeit der einzelnen Teams und das Lieferantenmanagement effizienter zu gestalten.

E-Sourcing
E-Sourcing

Abhängig von dem jeweiligen Unternehmen können die Ausschreiber Unternehmensberater oder extern beauftrage Einkäufer sein.

Die Arten von Anfragen und Ausschreibungen

E-Sourcing umfasst verschiedene Arten von Ausschreibungen und Anfragen. Unter anderem gehören dazu:

Request for Information – RFI

Beim Request for Information werden durch den Ausschreiber Informationen über die potentiell infrage kommenden Lieferanten gesammelt und entsprechend ausgewertet. Die eingeholten Informationen entsprechen einer übergeordneten Ebene, wie den allgemeinen Fähigkeiten oder bestimmten Materialeigenschaften. Die Kosten werden dabei noch außen vor gelassen. Der RFI dient damit dem Vergleich und der Suche von bestehenden beziehungsweise neuen Bezugsquellen. Er stellt eine Vorbereitung des RFQ und RFP dar und hilft, strategische Beschaffungsvorgänge zu etablieren.

Request for Proposal – RFP

Hierbei handelt es sich um die Angebotsanfrage. Der Ausschreiber übermittelt im Zuge des RFP eine funktionale Leistungsbeschreibung oder die gewünschte Spezifikation des geforderten Ergebnisses an potenzielle Bieter. Es wird dabei also dargelegt, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Die jeweiligen Bieter müssen dann entsprechend darauf reagieren und erklären, wie sie diese Anforderungen erfüllen werden. Dabei kann die Lösung bereits durch den Ausschreiber vorgegeben werden oder der potenzielle Anbieter wird gebeten, selbst einen Lösungsvorschlag zu unterbreiten. In der Regel wird im Zuge des RFP auch nach Preisen, Dienstleistungen und Materialien gefragt.

Request for Quotation – RFQ

Der Request for Quotation entspricht der Preisanfrage. Es handelt sich dabei normalerweise um den finalen Schritt innerhalb des E-Sourcings. Dabei werden sowohl der genaue Preis als auch weitere Kriterien erfragt, beispielsweise der Beginn der Lieferung, die Laufzeit des Vertrages, die Bedingungen der Lieferung oder die Zahlungsmodalitäten.

Wenn eine Anfrage oder Ausschreibung bereits von Beginn an klar definiert ist oder im Zuge von RFP und RFI bereits beschrieben wurde, kann der RFQ getätigt werden. Damit die Angebote der unterschiedlichen Anbieter vergleichbar sind, ist es nötig, dass alle technischen Klärungsgespräche bereits im Vorfeld des RFQ stattgefunden haben. Der RFQ umfasst in der Regel auch die Preisverhandlungen mit den Bietern. So ist es möglich, einen Preisspiegel tabellarisch aufzubauen.

Die Preisverhandlungen werden durch elektronische Auktionen durchgeführt oder wenigstens ergänzt. Durch E-Auctions können für das einkaufende Unternehmen günstigere Preise erzielt werden. Außerdem wird die Effizienz der Prozesse gesteigert und für mehr Transparenz gesorgt. Damit E-Auctions genutzt werden können, müssen die Dienstleistungen und genutzten Materialien der Anbieter allerdings vergleichbar sein.

Bildquelle: Pixabay

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