Rechnung richtig schreiben: Was Gründer wissen sollten!

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Als Existenzgründer muss man eine Menge Neues lernen. Dazu gehört auch, Rechnungen zu schreiben, denn egal ob Produzent, Shopbetreiber oder Serviceanbieter – Waren und Leistungen müssen bezahlt werden. Wie sieht eine ordnungsgemäße Rechnung aus? Welche Angaben dürfen nicht fehlen, damit das Finanzamt diese akzeptiert? Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Rechnungen? Hier gibt es die passenden Antworten.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Aufstellung von gelieferten Waren und Dienstleistungen inklusive des dafür erhobenen Preises. Aus rechtlicher Sicht ist eine Rechnung eine Vereinbarung zwischen Kunde und Unternehmen. Sie stellt den Nachweis dar, dass eine Leistung erbracht oder eine Ware zum vereinbarten Preis geliefert wurde. Der Empfänger der Rechnung wird mit dem Erhalt darüber informiert, dass er eine Zahlung zu leisten hat. Für den Rechnungssteller ist die Rechnung wichtiger Teil der Buchführung, da sich damit Verkaufstransaktionen verfolgen lassen und sichtbar wird, wie viel Geld erwirtschaftet wurde. Schließlich ist die Rechnung Beleg bei Problemen mit der Bezahlung und Grundlage für die steuerliche Abrechnung des Unternehmens.

Rechnung
Rechnung

Aufbau und Pflichtangaben einer Rechnung

Um rechtswirksam zu sein, bedarf eine Rechnung einer bestimmten Form und muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Am oberen Rand sollte deutlich das Wort „Rechnung“ vermerkt sein. Prinzipiell ist diese in drei Abschnitte unterteilt:

  1. Kopfbereich
  2. Rechnungspositionen
  3. Zusammenfassung

Im Kopfbereich stehen die zwingend erforderlichen Elemente wie Ihre Adresse. Die Rechnungspositionen beinhalten die gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen sowie deren Preis. Die Zusammenfassung besteht aus Angaben zu Nettorechnungsbetrag, Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag, Angaben zu Rabatt und Skonto, Gesamtrechnungsbetrag sowie Zahlungsziel und Zahlungsoptionen.

Zu den weiteren Pflichtangaben einer Rechnung gehören folgende Daten:

  • Genaue Bezeichnung des Rechnungsempfängers
  • Eigene Adresse und Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum bzw. Zeitraum
  • Art und der Qualität der Waren bzw. Dienstleistungen
  • Stückpreis bzw. Stundensatz für gelieferte Artikel bzw. erbrachte Leistung
  • Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
  • Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer
  • Zahlungsziel und Konto

Warum der Inhalt einer Rechnung wichtig ist?

Eine fehlerhafte Rechnung sollte insbesondere aus steuerrechtlichen Gründen vermieden werden. Kauft beispielsweise ein Unternehmer von einem anderen Unternehmer Waren ist er unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Eine dieser Voraussetzungen ist, dass er eine Rechnung vorlegen kann, die den steuerlichen Vorschriften entspricht. Fehlen beispielsweise der Name des Adressaten der Rechnung oder seine Steuernummer, wird die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt. Die Folge ist, dass dem Unternehmer der Vorsteuerabzug versagt wird. Stellt er fest, dass die Rechnung, die er erhalten hat, Fehler in sich birgt, sollte er seinen Vertragspartner umgehend um eine korrigierte Rechnung bitten.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Jeder Unternehmer hat neben den Buchführungspflichten auch Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, um diese z.B. bei einer Betriebsprüfung vorlegen zu können. Sowohl für die eingehenden Rechnungen als auch für die Rechnungen, die er selbst erstellt hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung vom 12.06.2019 beginnt demnach mit Ablauf des 31.12.2019. Sie endet am 31.12.2029.

Bildquelle: Pixabay.com

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