Lohnt sich PEP-Software zur Personaleinsatzplanung?

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Unabhängig davon, ob kleiner Betrieb, junges Startup oder großer Konzern: Die Personaleinsatzplanung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Für einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse muss der Personalbedarf und die Personalverfügbarkeit effizient geregelt sein – vor allem bei Personalengpässen. Mithilfe der Digitalisierung lässt sich der Aufwand für Personalmanager verringern und die Personalressourcen des Unternehmens bedarfs- und aufgabengerecht einplanen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten und Softwarelösungen es gibt, um das eigene Personal effektiv einzusetzen.

PEP Software: maßgeschneidert, modular oder Komplettsuite?

Grundsätzlich wird in der heutigen Zeit auf Software zurückgegriffen, um den Einsatz des Personals gezielt zu planen. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter anhand ihrer jeweiligen Fähigkeiten dem entsprechenden Anforderungsprofil zugeordnet werden. In der Regel sind die Anwendungen von vielen Herstellern branchenneutral, da sich viele Anforderungen der Personalplanung überschneiden. Es gibt allerdings auch Lösungen für spezifische Branchen, wie etwa das Gesundheitswesen oder den Einzelhandel. Mit einem zentralen System für die PEP können relevante Variablen automatisch berechnet und Abweichungen im Vorfeld erkannt werden.

Personalplanung
Personaleinsatzplanung

Der Umstieg oder die Einführung auf für diese Zwecke gedachte Softwareanwendungen lohnt sich für nahezu alle Unternehmensarten. Ob ein maßgeschneidertes System, eine modulare Lösung, branchenneutrale Komplett-Software oder spezifisch ausgerichtete Maßanwendungen für Ihren Betrieb das Richtige ist, hängt vor allem von Ihren Anforderungen und Erwartungen ab. Informieren Sie sich vor der Anschaffung oder dem Wechsel ausgiebig, um kein Geld für ungenutzte Features einer allumfassenden PEP-Suite zu verschwenden.

Vorteile digitaler Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung

Gerade junge Startups scheuen die Anschaffung einer professionellen PEP-Lösung. Die Umsätze sind möglicherweise noch nicht besonders ergiebig oder langfristig gesichert. Warum also eine externe Software ins Haus holen? Ganz einfach: Eine effektive Personalplanung ist eine wichtige Basis, um die Produktivität zu steigern. Die vermeintlichen Mehrausgaben lassen sich durch diesen erwirtschafteten Mehrumsatz schnell begleichen. Denn Unternehmen, bei denen die Planung mit veralteten, herkömmlichen Methoden geschieht, büßen viel Zeit und Kosten ein. Zeitintensives Anlegen von Listen und ein aufwändiger Abgleich entfällt mit einer modernen Lösung. Bei dem Pflegen von Excel-Tabellen kann schnell die Übersicht verloren gehen und sich der ein oder andere Fehler einschleichen. Professionelle Software kann nicht nur die Geschäftsleitung entlasten, sondern sorgt auch bei den Mitarbeitern für mehr Transparenz. Mit einer elektronischen Erfassung und Planung können Sie sich bei der Personalplanung von einer emotionalen auf eine sachliche Ebene bewegen – und jedem Mitarbeiter die Informationen in Echtzeit übersichtlich präsentieren.

Informationen in Echtzeit – flexibel reagieren

Ein aktueller Informationsstand ist im hektischen Alltag äußerst nützlich – auf Veränderung oder Ausfälle in Dienstplänen kann flexibel reagiert werden. Jedem Mitarbeiter stehen die gleichen Informationen zur Verfügung – in Echtzeit. Mithilfe von digitalen PEP-Lösungen lassen sich einfach neue Dienstpläne erstellen und bestehende Schwächen und Bedarfsspitzen erkennen. Flexible Lösungen können dabei ohne viel Aufwand an bestehende Dienstplanstrukturen angepasst werden und erleichtern den Umstieg. Auch Dienstpläne für die Planung von Schichten in Krankenhäusern und anderen Schichtarbeiten lassen sich mit PEP-orientierten Anwendungen bequem realisieren und in den Arbeitsalltag integrieren. Die Vorzüge der Software zeigen sich sowohl den Personalmanagern als auch den Angestellten.

Urlaubs- & Krankentage: den administrativen Aufwand verringern

Bei der Personalplanung sind viele Variablen zu beachten: Freie Tage und Wochenenden müssen gerecht unter den Angestellten verteilt und die Schichtzuteilung bedarfsorientiert organisiert werden. Hinzu kommen Krankheitsfälle und Urlaubstage. Mit der richtigen Software können diese administrativen Aufgaben erheblich reduziert werden und für die Mitarbeiter fairer und transparenter gestaltet werden. Kostspieliger Personalüberhang oder unerwünschte Fehlbesetzungen gehören der Vergangenheit an!

Integrations- und Upgrademöglichkeiten von PEP-Systemen

Eine Anschaffung oder Umstellung auf ein digitales System hat den Vorteil, dass es in Zukunft erweitert oder mit anderen Modulen von Geschäftssoftware verbunden werden kann. Häufig ist es sinnvoll, die Personaleinsatzplanung direkt mit der Zeiterfassung zu kombinieren. Auf einen Blick können die Soll- und Ist-Zeiten erfasst werden und es ist eine Übersicht gegeben, wer im Haus oder vor Ort ist. Dies kann mit Terminals aber auch mit einer einfachen Cloud-Lösung geschehen. Ratsam ist zudem eine Kombination mit einem Aufgabenplaner. So erhalten Sie ein wirkungsvolles Werkzeug, mit dem Sie Gruppen oder einzelnen Mitarbeitern Übersichten, Kalender und Aufgaben aufgabenorientiert zuteilen.

Je nach Unternehmensbranche und -größe haben Sie viele weitere Integrationsmöglichkeiten in bestehende oder zukünftige Unternehmenssoftware-Systeme. Die Personaleinsatzplanung kann als kleinerer Teil einer allumfassenden Enterprise-Resource-Management-Suite genutzt werden. Auf diese Weise kann eine übergreifende und zentrale Datendrehscheibe für das Unternehmen geschaffen werden, die alle Ressourcen des Betriebs miteinplant und die gesamte Effektivität des Betriebes verbessert.

In der heutigen Zeit ist eine eigene Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung unabhängig von Unternehmensart, Mitarbeiteranzahl und Branche ein äußerst hilfreiches Performance-Tool. Lösen Sie langsame, veraltete Methoden der PEP ab und profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von einer digitalen Lösung – egal, ob modulare, maßgeschneiderte oder Komplettlösung.

Bildquelle: Pixabay.com

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