ERP-Systeme: Prozesse im Unternehmen digital abbilden!

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Die Prozesse in modernen Unternehmen sind heute äußerst komplex. Um diese optimal steuern und verwalten sowie Ressourcen optimal einsetzen zu können, nutzen Unternehmen heute ERP-Systeme. Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Ressource Planning, was so viel wie Geschäftsressourcenplanung bedeutet. Gemeint sind damit Softwarelösungen zur Ressourcenplanung von Unternehmen. Sämtliche Geschäftsprozesse können dabei über eine Datenbank erfasst und verwaltet werden. Während in den Siebziger- und Achtzigerjahren ausschließlich Großunternehmen der Industrie auf solche Systemen bauten, kommen diese heute in Unternehmen jeder Größenordnung in den meisten Wirtschaftszweigen und Branchen zum Einsatz.

ERP-Lösungen können nahezu alle relevanten Geschäftsprozesse digital abbilden. Unter anderem sind das folgende Prozesse:

  • Beschaffung & Materialwirtschaft
  • Produktion
  • Vertrieb
  • CRM (Marketing)
  • HR-Management
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling

Der besondere Vorteil ist dabei, dass alle Funktionen über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind. Das ermöglicht die Planung der Prozesse über sämtliche Unternehmensebenen hinweg – egal, ob verschiedene Abteilungen oder unterschiedliche Werke und Standorte hinweg.

Daraus lässt sich schließen, dass ERP-Systeme grundlegende Instrumente in der Prozesskette jedes Unternehmens repräsentieren. Entsprechend wichtig ist es daher, größte Sorgfalt bei der Auswahl der passenden Software walten zu lassen. Welches System dabei tatsächlich das „richtige“ ist, kann nur eine ausführlicher Recherche und ein Vergleich der Möglichkeiten verschiedener ERP-Softwarelösungen zeigen. Dabei ist es wichtig, zu wissen, wie sie funktionieren und welche Kriterien es bei der Auswahl zu beachtet gilt.

ERP-Systeme
ERP-Systeme

ERP-Systeme: Einzellösung oder All-in-One?

Der Markt bietet eine Vielzahl von ERP-Software, die in der Regel als Paket angeboten werden und einzelne Prozesse oder Teile der Prozesskette digital abbildbar machen. Prinzipiell ist es möglich, für jeden Bereich eine eigene Softwarelösung einzusetzen – etwa eine für Warenwirtschaft, eine für Finanzbuchhaltung und eine andere für Vertrieb und Marketing. Verschiedene Schnittstellen ermöglichen dann die Vernetzung und den Austausch der zahlreichen Daten zwischen den Systemen. Hier liegt jedoch meist auch die Schwachstelle, denn bei der Übermittlung der Daten zwischen den einzelnen Lösungen können Fehler auftreten. Nicht selten werden dann Daten falsch oder gar nicht übermittelt.

Sinnvoller, weil einfacher und weniger fehleranfällig sind jedoch ERP-Systeme, die aus mehreren Komponenten bestehen und die komplette Prozesskette auf der Basis einer gemeinsamen Datenbank digital wiedergeben.

Welche Vorteile und Nachteile bieten ERP-Systeme?

Der Einsatz von ERP-Systemen bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Diese gilt es zu kennen und vor der Anschaffung gegeneinander abzuwägen.

Vorteile von ERP-Systemen

Neben der geringeren Fehleranfälligkeit und der Möglichkeit, Prozessabläufe optimal zusammenzuführen bieten ERP-Systemlösungen eine Reihe von weiteren Vorteilen:

  • Kosten- und Zeitersparnis durch automatisierte Arbeitsabläufe
  • Vermeidung von Datenredundanz, da alle Module auf dieselbe Datenbasis zugreifen
  • Strukturierung der Abläufe und Prozesse und verbesserte Transparenz des Datenaustauschs
  • Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten
  • Verbesserte Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Nachteile der ERP-Systeme

Natürlich gibt es auch Nachteile. Der schwerwiegendste macht sich bei der Implementierung in Unternehmen bemerkbar, in denen komplexe Abläufe über viele Jahre scheinbar reibungslos funktionierten. Hier müssen häufig riesige Datenbestände überführt werden. Dabei entsteht ein hohes Fehlerpotenzial und nicht selten zeigen sich Schwachstellen, die eine spezielle Konfiguration der modernen Software erforderlich machen.

  • Bei der Einführung ist ein hohes Maß an Fachwissen bzw. fachlich qualifiziertes Personal erforderlich, denn das ERP-System muss auf eine bestehende Systemstruktur und sämtliche Prozesse abgestimmt werden. Dabei gilt es sowohl das System passend zu konfigurieren – aber auch bestehende Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu optimieren.
  • Auch später ist qualifiziertes Personal notwendig, wenn es um Wartung und Pflege des Systems geht.
  • Ist die Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System gefallen, entsteht meist eine langfristige Abhängigkeit. Ein Wechsel ist meist nur mit enormem Aufwand an Zeit, Kraft und Geld möglich. Häufig geht dies dann nicht ohne finanziellen Verluste ab.

Daraus erklärt sich auch, dass der Einsatz moderner ERP-Systeme besonders interessant für junge Unternehmen interessant ist. Diese bevorzugen schnelle, flexible Lösungen, die sich einfach implementieren lassen und auch mobiles Arbeiten ermöglichen.

Wie läuft die Implementierung von ERP-Systemen ab?

Zunächst sind die bestehenden Prozesse präzise zu analysieren und zu dokumentieren. Im Anschluss gilt es, das passende ERP-System auszuwählen. Am Markt gibt es aktuell rund 300 verschiedene Lösungen. Eine kleine Übersicht ist beispielsweise auf der Website von appvizer zu finden. Hier gibt es unter anderem Infos zu diversen ERP-Lösungen. Dabei stehen nicht nur die „großen“ und bekannten Anbieter im Fokus, sondern auch diverse kleinere, die oft mit interessanten Lösungen punkten können.

Ist die Entscheidung für ein ERP-System gefallen, gilt es die eigenen Prozesse mit denen im System abbildbaren abzugleichen und anschließend zu synchronisieren. Dies ist ein heikler Punkt, da selten alle Erfordernisse unter einem Dach vereinbar sind. Häufig sind dann Kompromisse unumgänglich.
Nachdem die Prozesse synchronisiert sind, geht es an die Datenerfassung und die Übertragung bestehender Datenbanken sowie die Schulung der Mitarbeiter. Erst dann kommt der entscheidende Schritt: die Implementierung. Je nach individuellen Erfordernissen – insbesondere, wenn ein Unternehmen schon länger aktiv ist – ist es häufig sinnvoll, neue Systeme schrittweise zu implementieren.

Wer sich als Unternehmen für ein ERP-System entscheidet, muss mit Kosten rechnet, die über die bloße Anschaffung der Software hinausgehen. Wie hoch diese Kosten konkret ausfallen, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, von den Anforderungen an das ERP-System sowie vom Beratungs- und Schulungsbedarf ab.

Fazit: ERP-Systeme bieten Unternehmen eine Menge Vorteile. Sie sind quasi die Basis für die Automatisierung von Prozessen. Dadurch gelingt es kosten und Verwaltungsaufwand zu sparen sowie Prozesse schlanker und damit effektiver zu gestalten. Dies erhöht die Flexibilität und die Wettbewerbsfähigkeit. Um Fehlschläge und unkalkulierbare Kosten zu vermeiden, sind jedoch vor der Entscheidung für ein ERP-System detaillierte Analyse und ausführliche Recherche unabdingbar.

Bildquelle: Pixabay.com

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