Compliance Maßnahmen mit elektronischer Archivierung erfüllen!

Veröffentlicht von

Der Begriff „Compliance“ nimmt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung zu. Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Gesetzen und das regelkonforme Handeln. Compliance umfasst sowohl vom Gesetzgeber formulierte Vorgaben, als auch vom Unternehmen selbst definierte Regularien. Diese können nicht nur wirtschaftlich sein, sondern auch ethisch. Durch die zunehmende Digitalisierung fordern immer mehr Gesetze die Transparenz der Unternehmen. Viele Geschäftskontakte laufen lediglich elektronisch via E-Mail ab. Diese E-Mails beispielsweise nachzuweisen und zu archivieren, ist für viele Unternehmen aufwendig. Da aber Unternehmen dazu verpflichtet sind, Dokumente für eine gewisse Zeit aufzubewahren, müssen auch elektronische Dokumente archiviert werden.

Mit elektronischer Archivierung Compliance-Standards erfüllen

Viele Unternehmen haben es sich zur Aufgabe gemacht, eine detaillierte und transparente Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen zu gewährleisten. Nicht allein wegen der vom Gesetzgeber vorgegeben Aufbewahrungspflicht ist dies sinnvoll. Auch bei Wirtschaftsprüfungen und Revisionen ist es praktisch, wenn man die eigenen Compliance-Standards der Archivierung von Dokumenten befolgt. Unterstützt wird ein Unternehmen dabei von Enterprise Content Management Systemen. Für die Speicherung von elektronischen Geschäftsvorgängen bieten sich Softwarelösungen zur elektronischen Archivierung an (beispielsweise http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html). Die durch die Compliance vorgegebenen Standards eines Unternehmens zur Archivierung von Dokumenten können durch elektronische Archivierung leicht eingehalten werden. Daten können dadurch leicht strukturiert werden und liegen in einem System vor. Zudem werden Prozesse nachvollziehbar dargestellt und Informationen werden langfristig gesichert.

Kosten senken – effektiver Arbeiten

Effektivität und eine Senkung der Unternehmenskosten stehen oftmals in der Compliance von Unternehmen. Mit Hilfe der elektronischen Archivierung lassen sich sowohl Kosten senken, als auch die Effektivität von Mitarbeitern stärken. Dadurch, dass sämtliche nicht mehr in Papierform, sondern digital vorliegen, spart ein Unternehmen Lagerkosten und Verwaltungskosten für die sonst verwendeten Akten und Ordner. Zudem entfallen zeitraubende Aufgaben für die Mitarbeiter. Zum einen können verschiedene Abteilungen direkt auf das Archiv und die dort vorliegenden Dokumente zugreifen, wodurch parallel gearbeitet werden kann. Auch ist es viel leichter, benötigte Dokumente zu finden, da die Software über eine spezielle Suchfunktion verfügt. Die Arbeitnehmer eines Unternehmens können ihre Zeit somit effektiver nutzen, da sie sich lediglich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Auch bei Wirtschaftsprüfungen erweist sich elektronische Archivierung als sinnvoll. Da alle Dokumente gebündelt vorliegen, ist keine Vorbereitung mehr notwendig. Zudem erfüllen die Softwarelösungen die aktuellen gesetzlichen Standards. Nach diesen müssen Dokumente sowohl prüfbar und unverfälscht, als auch vollständig vorliegen. Besonders wichtig ist dabei, dass die Dokumente nicht verändert werden können. Bei einer Veränderung des Dokumentes, beispielsweise durch Feuchtigkeit, verliert dieses die Beweiskraft. Mit elektronischer Archivierung schafft es ein Unternehmen mit einfachen Mitteln Compliance Standards zu erfüllen und spart gleichzeitig Kosten.

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.